Correos Electrónicos

El correo electrónico es hoy por hoy, probablemente, el canal de comunicación escrita más cotidiano en cualquier empresa. Su inmediatez, la posibilidad de adjuntar archivos y de enviar el mismo mensaje a varias personas hacen de este medio de comunicación una herramienta muy útil.

Es esta actividad se han escrito 4 correos electrónicos, cada uno de ellos correspondietes a una situación hipotética:

Correo 1: Cambio de dirección postal

Te has mudado de casa y mandas un correo a toda tu lista de contactos personales para anunciarlo.

Correo 2: Buscar una fecha para una reunión

Tienes que buscar un hueco para una reunión de 2 horas para la semana que viene. Los asistentes serán el cliente, tú y dos colaboradores tuyos; debes invitar también al responsable de la cuenta de ese cliente en tu empresa que puede ser que venga o no pero debes asegurarte que, al menos, responde. Deben enterarse de tu intento tu jefe directo y la secretaria de dirección encargada de reservar la sala.

Correo 3: Política de utilización de las TIC en la empresa

Se ha detectado un aumento desproporcionado del consumo de ancho de banda para la actividad normal de la empresa. Tienes que recordar a toda la empresa que no se puede usar el ancho de banda para fines personales indicando que si no se reconduce la situación, habrá que tomar medidas disciplinarias.

Debes tener en cuenta que muchos de tus empleados no saben lo que es el ancho de banda pero si un correo electrónico, navegar por la web y ver videos en YouTube.

Correo 4: Me debes un informe

Un colaborar tuyo te debe un informe hace tiempo, se lo has recordado en reiteradas ocasiones de manera informal por el pasillo y decides escribirle un correo. Le das un plazo máximo, el 22 de Diciembre. El informe el largo y difícil, por lo que si no ha empezado aún, sabes que tendrá complicado el cumplir el plazo. Es un colaborador muy valioso, del que te consta que tiene muchas ofertas y al cual no quieres perder.

Siempre es intersante ver como, dependiendo de la situación, las redacciones que se pueden realizar utilizando un mismo medio de comunicación difieren unas de otras. El correo electrónico es una herramienta que usamos diariamente y que hemos incorporado como un mecanismo más de nuestro propio trabajo / vida personal y que, como tantas otras, manejada correctamente puede ser enormemente útil. Y como todo mecanismo de comunicación escrita, tiene sus reglas, quizás más relajadas que las de documentos oficiales o largos informes, pero tambien más intensas por el hecho de la inmediatez de la comunicación que el correo facilita. 

Le elaboración total de la actividad, incluyendo la lectura de las 3 partes componentes de la unidad, ha sido de 4 horas y media.

El impacto de Internet en la sociedad

Internet es una herramienta a la que se le atribuyen innumerables ventajas para la educación, el comercio, el entretenimiento y en ultima instancia para el desarrollo del individuo. La participación en grupos virtuales nos permite interaccionar con gente con nuestros propios intereses donde quiera que sea que estén ubicados físicamente.

En los 4:07 minutos del video seleccionado, se puede ver como ha evolucionado internet desde sus inicios hasta actualmente, pasando por las empresas que han generado la entrada en la "Web 2.0" y como sus acciones han influenciado en la sociedad, desde el estrato político (dando poder a los receptores de la información para que decidan entiempo real si están de acuerdo o no con lo que esperan) hasta la propia gestión de las compañías.

 

A modo de curiosidad, no he podido resistir el colocar el siguiente video sobre Facebook y 10 razones para odiarlo, una sonrisa nunca viene mal :)

El impacto de la televisión

Como un paso más en la evolución del modo de comunicarnos, encontramos la televisión. La radio había permitido el conocer información en el momento en que esta se producía, ¿como de bueno sería el completarlo con imágenes? El poder dar a la sociedad no solamente el audio sino también el video de lo que se estaba informando.

Para este caso he seleccionado un video, con una duración de 1:26 minutos que, aunque corto, explica perfectamente los elementos básicos en los que puede influir la televisión; aplicado principalmente al niño, creo que su interés radica en que todo lo que se dice, puede ser extrapolado a la sociedad en general.

Haciendo diferencia entra la buena y la mala televisión, la influencia de ambas y sobre todo destacar una de las frases que se dice: La televisión ejerce tanta más influencia cuanto menor influencia estén ejerciciendo otras cosas que el individuo necesita (entorno familiar adecuado, entorno de amigos, lugares de ocio,...).

La radio en la sociedad

Con los avances obntenidos para el telégrafo, esta vez inalámbrico, y el teléfono, aparece la radio como un nuevo medio de comunicación. 

En el video anterior de 4:53 minutos, se repasa la historia de la radio para cubrir más allá la comunicación punto a punto. La prensa escrita tuvo un papel fundamental en alentar las espectativas de la población, situando la radio como el primer espacio social participativo ya que los mensajes de la radio no solo se escuchaban, sino que también se trasmitían entre las personas estableciendo así la primera "red social" que, al igual que las que usamos actualmente, generó una oportunidad para que los anunciantes pudieran publicitar sus productos durante la programación. No se quedaron atrás los demás participantes de la industria y se comenzó a radiar eventos, que por primera vez permitieron a la sociedad el tener acceso a información en tiempo real y desde distancias lejanas.

Gutenberg y el impacto de la imprenta

¿Una Europa sin libros? Eso es lo que teníamos antes de que Gutemberg inventará la imprenta. No había libros, con la mayor parte de la población analfabeta al estar las escuelas solo al alcance de la élite, la cultura era completamente oral; las noticias se divulgaban en las iglesias por los sacerdotes, sacerdotes que no poseían biblias escritas. Esto generaba que la información estuviera controlada por la aristocracia y la iglesia, permitiéndoles así tener un control sobre las masas.

A raiz de la invención de la imprenta, se hizo posible el reproducir copias exactas de libros en un periodo relativamente corto de tiempo, a lo que la aristocracia e iglesia reaccionaron negándose a mezclar manuscritos con libros impresos y trataron de controlarlo mediante licencias.

Este invento permitió la estandarización del lenguaje tanto en su gramática como en la ortografía y puntuación. También se estandarizó el formato de los libros: Título, números de página, índices,...Rápidamente se extendió por Europa, generando para 1500 cerca de 20 millones de libros sobre 35.000 temas distintos. Pero lo más importante fue que facilitó el acceso a la información a todo el mundo, a la gente "común", generando el "pensamiento crítico" (individualismo) y retando así a las estructuras de poder tradicionales: Reformismo, el Renacimiento y la pérdida de poder de la iglesia.

Todo ello para producir el nacimiento de la democracia. Esto es lo que refleja el siguiente video de 4:22 minutos

El teléfono: Innovación constante

Como un paso más alla, una manera de asociación más depurada del binomio electricidad - comunicación, nace el teléfono con la base de la revolución que supuso la creación del telégrafo. El télegrafo fue a la primera revolución industrial lo que el teléfono a la segunda.

Durante los 8:59 minutos que dura el video adjunto, se realiza una revisión de la evolución que el teléfono ha experimentado desde su invención hasta los móviles actuales. Empezando con un curioso extracto que crea un contexto de excepticismo frente a la evolución,  pasa por los distintos momentos en los que una mejora da lugar a otra y plasma el impacto tanto a nivel laboral (requería de una intensiva mano de obra en sus principios) como a nivel social, para terminar con un alegato a la focalización en el servicio al cliente.

Un invento precursor de otros muchos sin el que, hoy en día, resultaría muy difícil el pensar en la vida tal y como la concevimos.

El telégrafo y su impacto en la sociedad

Cuando Gauss y Weber intalaron la primera línea telegráfica encima de los tejados de Göttingen entre su laboratorio y la universidad, estaban sentando dando la salida para una revolución en el modo en que tenían lugar las comunicaciones.

El video anterior, de 2:32 minutos de duración, muestra como a partir de la necesidad de comunicar los mensajes de manera más rápida que por tren o barco, el primer telégrafo eléctrico separó definitivamente los medios de transporte de la pura comunicación, rompiendo todas las barreras entre el espacio y el tiempo mediante la reducción del tiempo entre que la información es generada y recibida. La primera línea de telégrafo rápidamente creció a lo largo y ancho de los estados unidos convirtiéndose así en una red telegráfica que permitió la unificación del país entre sus ciudades principales y dando pie al siguiente paso para unir europa y norteamérica. Tras el primer mensaje enviado, se establecen las bases para crear métodos estables que garanticen la comunicación de larga distancia

Mapas Mentales y Conceptuales

En esta unidad se ha revisado la teoría de la comunicación escrita, terminando con la presentación de lo que son los mapas mentales y los mapas conceptuales. Con estos, se ha realizado la actividad de esta unidad consistente en aplicar estas herramientas a la teoría vista en la misma. Para llevarla a cabo, se han realizado las siguientes tareas en el orden indicado:

1. Revisión de la teoría incluida en la unidad
2. Realización de resumenes para cada una de ellas
3. Utilización de los resúmenes para modelizarlos usando la herramienta "Freemind"
4. Instalación de "Freemind"
5. Creación 4 mapas mentales, uno por cada apartado de la unidad
6. Revisión de los conceptos principales de la teoría vista hasta el momento 
7. Realización de un resumen global de los conceptos, con enlaces entre ellos
8. Instalación de "CMap Tools"
9. Creación de 1 mapa conceptual modelizando el anterior resumen con la herramienta "CMap Tools"

Una vez realizados todos los mapas, se ha generado un documento con un enunciado para la práctica que llevara a la realización de los trabajos indicados.

El tiempo total invertido ha sido de 10 horas, dividiendose en 1 para la realización del enunciado y la entrada en el blog, 4 para la lectura de la teoría y 5 para la instalación y creación de los resúmenes y mapas.

Al utilizar los mapas mentales y conceptuales he observado que tienen una gran utilidad por su capacidad de abstracción de conceptos y de esquematización. Muchas veces damos por sentado cosas que si las documentaramos o nos pararamos a escribir no veríamos tan triviales; mendiante la realización de estos mapas estas "trivialidades" quedan plasmadas y permiten lugar a su reflexión. Además, estamos dando la posibilidad a que más participantes entren a "observar" cual es nuestro proceso pensador pudiendo así tener una opinión objetiva y potenciando la colaboración, algo hoy imprescindible en cualquier proceso de comunicación.

Estilo de comunicación asertivo

La meta de una persona que practica la comunicación asertiva es comunicar con respeto y ser capaz de entenderse los unos a los otros para conjuntamente poder encontrar una solución al problema. Permite defender la opinión propia sin ofender a los demás a la par que expresar sentimientos sin sentirse vulnerable. 

Con este estilo, se sabe escuchar, estableciendo limites y clarificando expectativas; no se hacen juicios sino que se emiten observaciones ("Pienso que...", "Siento que...", "Creo que..."), expresándose de una manera directa y teniendo en consideración los sentimientos de los demás ("Veo que esto es importante para tí, pero también lo es para mí..."). Las personas asertivas suelen ser confiadas, nunca enjuician ni etiquetan, siendo decisivos y proactivos.

La conducta no verbal de este estilo denota un buen contacto visual, manteniendo una postura relajada y firme acompañada de una voz fuerte y firme, con un tono y expresión facial adecuados al mensaje, intentando asegurar así la comprensión del mismo. En cuanto a la conducta verbal, se usa un lenguaje directo, sin ambigüedades, que permite expresar exactamente lo que se piensa ; no se evalua la conducta de los demás, y se usa tanto el "yo" como el "nosotros", abriendo preguntas para opiniones alternativas ("Así que lo que estabas diciendo era..."). De este modo, se genera para el emisor un sentimiento claro de entusiasmo y bienestar que permite aumentar la autoestima, la autoconfianza y la motivación.

Todo esto permite que los problemas se solucionen confrontándose cuando suceden, negociando y no dejando que los sentimientos negativos se apoderen de la situación.

En el siguiente video se escenifican las partes que debe tener toda comunicación asertiva, permitiendo complementar así los conceptos anteriormente descritos:

Estilo de comunicación pasivo

Es un estilo de comunicaicón indirecto; no expresa desacuerdos ni tampoco los sentimientos verdaderos ya que no defiende los derechos ni opiniones propias.

Alguién que desarrolla este estilo de comunicación se disculpa constantemente, confiando en otros y no en sí mismo a la vez que les permite tomar las decisiones por él. Debido a esta carencia de toma de decisiones y de no expresar lo que siente y piensa, nunca obtiene lo que quiere.

En la conducta no verbal se da poco contacto visual, con una postura normalmente deprimida con un desplazamiento constante del peso del cuerpo, acompañado de voz débil y en algunas ocasiones humedad en las manos. En la conducta verbal nos encontramos con palabras o frase de relleno (¿eh?, ¿no es cierto?), anuladores ("no me importa", "en realidad no estoy seguro", "lo que tu digas", "tu tienes mas experiencia que yo",...) y mitigadores ("puede ser", "es una especie de", "tiene cierta parte de", etc.)

Genera un sentimiento de indefensión, con una baja autoestima. Los efectos de este tipo de comunicación desarrollan una dependencia en las relaciones, promoviendo las causas de otros, dándose por vencido. ¿Como se solucionan los problemas de manera pasiva? Evadiendo e ignorando, retirándose, expresando un acuerdo externamente pero teniendo un desacuerdo internamente; así mismo, la eficiencia de este estilo es pésima dado que se gasta mucho tiempo solicitando consejo y supervisión.

Quiero en este punto no solamente mostrar un video que explica / ilustra la comunicación pasiva, en donde se observa a la emisora intentando agradar a todo el mundo con su "mensaje" :

, sino también acompañarlo de otro que muestra de una manera muy original porqué este tipo de comunicación no funciona:

Estilo de comunicación agresivo

Es un estilo de comunicación "cerrado", sin escucha activa y con una gran dificutad para ver el punto de vista de los demás. 

El comunicador agresivo se caracteriza porque expresa pensamientos, sentimientos y opiniones de una manera amenazante, sin respetar al otro e imponiendo su criterio; normalmente monopoliza la conversación, interrumpiendo la misma por su falta de respeto a la opinión ajena. Creencias comunes en este tipo de individuos son "la gente debería ser como yo", "no cometo errores" o "yo tengo derechos, usted no".

Este estilo de comunicación lleva asociada una conducta no verbal caracterizada por un contacto visual airado, un acercamiento y ademanes amenazadores, volumen de voz elevado con constante interrupción de la conversación. En cuanto a la conducta verbal, se usará un lenguaje abusivo (palabrotas, términos sexistas, racistas,etc.), evaluando la conducta de los otros junto con la realización de amenazas explícitas. 

¿Qué sentimientos se experimentan con este modo de comunicaicón? Coraje, hostilidad, frustración e impaciencia entre otros, provocando la contraagresión, enfermedad, deterioro de las relaciones humanas junto con la mentira y el encubrimiento. 

A continuación se muestra un video que ejemplifica estas características (lenguaje innadecuado, hostilidad, frustración, impaciencia, ademanes amenazadores,...) en una habitual discusión casera:

Estilos de comunicación

Cuando dos o más personas se ponen en contacto de algún modo, la comuniccación es algo innevitable; todos comunicamos sin remedio. Ahora bien, si intentamos buscar métodos y técnicas que mejoren esta comunicación para hacerla más eficaz, conseguiremos no solo orientarla hacia nuestros intereses sino hacer que nuestros interlocutores los sientan también como suyos.

Estos métodos y técnicas se encuandran dentro de lo que se ha definido como "Estilos de comunicación"; diferenciamos tres estilos:

• Agresivo: Tiene como base la ira. Ésta puede ser expresada de manera verbal, en gestos o agresiones físicas. Supone que lo importante son las opiniones propias; provoca, al igual que el estilo pasivo, una baja autoestima, pudiendo degenerar en violencia.
• Inhidibo: También denominado estilo "pasivo". Tiende a pasar por alto las faltas de respeto, teniendo en cuenta los derechos y opiniones de los demás sin defender el propio. Le es difícil expresarse abiertamente, no da opiniones y las oculta por medio al rechazo, lo cual le hace acumular sentimientos de derrota produciendo baja autoestima.
• Asertivo: Con la comunicación asertiva se expresan sentimientos e ideas propias, pero se tienen en cuenta las ideas y sentimientos de los demás, permitiendo así defender la opinión propia sin ofender a los otros.

En sucesivas entradas se profundizará sobre cada uno de estos estilos, apoyando su definición con características y conductas típicas de cada uno de ellos. En este video se pueden ver todos estos estilos reproducidos en una pequeña actuación:

En nuestra vida diaria, no solamente en lo que a nuestro trabajo habitual se refiere sino en practicamente casi cualquier situación, necesitamos tener y desarrollar un amplio rango de habilidades de comunicacion para poder hacer frente a las diversas situaciones con las que nos encontramos. Tan pronto vamos a estar en una conversación informal, como en una presentación ante un foro heterogéneo como tendremos que redactar un informe, defender un proyecto o negociar una propuesta intentando obtener el mejor posicionamiento para nuestros intereses. De como seamos capaces de comportarnos, de movernos, de comunicar nuestras intenciones, nuestro modo de pensar, de saber hacernos escuchar y leer, de atraer a nuestra audiencia, de todo ello dependerá en gran medida el éxito o fracaso de nuestro fin último.

A lo largo de este blog, se darán ideas, presentarán teorías, se intentará sacar conclusiones productivas sobre las habilidades de comunicación proyectándolas siempre sobre el mundo de la ingeniería y los perfiles altamente técnicos. Ninguna de las opiniones realizadas se deben tomar como verdades universales, sino que pretenden generar un debate que enriquezca su contenido y nos permita aprender un poquito más a todos, por lo que cualquier comentario será siempre bienvenido.

Adelante y os deseo una agradable lectura.